Care-Küchensteuerung leicht gemacht
Mit diesem Leitfaden gelingt der Einstieg
Die Führung einer Care-Küche erfordert nicht nur kulinarisches Knowhow, sondern auch ein geschicktes wirtschaftliches Management. Der Schlüssel zu einer kosteneffizienten Küchenführung liegt in der sorgfältigen Erfassung und Analyse von Grunddaten. Diese machen Ihre Küche „messbar“ und sind damit eine unverzichtbare Basis für alle weiteren Entscheidungsprozesse.
In diesem Leitfaden erfahren Sie, welche Basisdaten Sie benötigen, wie Sie fundierte Berechnungen durchführen und welche Hilfsmittel Sie dabei unterstützen können.
Um eine Care-Küche wirtschaftlich steuern zu können, geht es zunächst darum, Grundlagen zu ermitteln, damit eine solide Datenbasis geschaffen wird. Im ersten Schritt werden nur wenige Informationen benötigt, wie z.B.:
- Wer wird mit Mahlzeiten versorgt oder beliefert?
- Wie viele Mahlzeiten werden produziert?
- Wie viel Ware wird eingesetzt und wie hoch sind die Lebensmittelkosten?
- Wie viel Personal wird je Mahlzeit für den Produktionsprozess benötigt?
- Wie hoch ist das Budget, das für die Versorgung zur Verfügung steht?
Mithilfe dieser Informationen kann eine Einrichtung seine Beköstigungstage richtig berechnen.
Hinweis: Die Informationen werden schrittweise zusammengetragen und liefern im Anschluss aussagekräftige Ergebnisse und eine fortlaufende Vergleichbarkeit (Monitoring).
Warum ist die Umrechnung von einzelnen Mahlzeiten in Beköstigungstage so wichtig?
Bei dem Beköstigungstag handelt es sich um DIE Kennzahl im Care-Betrieb.
Sie bestimmt die mengenmäßige Leistung der Küche und ermöglicht eine Bewertung der Wirtschaftlichkeit. Hierbei wird die Leistung der Küche in vollständige Beköstigungstage umgerechnet, also die Verpflegung eines Menschen mit allen Mahlzeiten eines Tages. Bei der Berechnung sind sowohl Personal- als auch Warenkosten zu berücksichtigen.
Wie können die Daten effizient zusammengetragen werden?
Für die systematische und vollständige Erfassung und Berechnung hat CHEFS VALUE einfach zu handhabende Anwendungen geschaffen: Die V TOOLs für Care-Betriebe. Sie sind für CHEFS CULINAR-Kund:innen kostenfrei nutzbar. Mit diesen digitalen Werkzeugen erfolgt die Dateneingabe Schritt für Schritt.
Sie ermitteln damit Ihre betriebsspezifischen Gewichtungsfaktoren, um Mahlzeiten in Beköstigungstage umrechnen zu können. Darüber hinaus können Sie Ihr Jahresbudget für den Wareneinsatz und die Anzahl zu versorgender Beköstigungstage erstellen.
Der Beköstigungstage-Rechner im Überblick:
Was kann er?
- Gewichtungsfaktoren errechnen
- Mahlzeiten in BKTs umrechnen
- Gesamtkosten je BKT errechnen (Bestehend aus Waren- und Personalkosten der Produktion)
- Jahresbudget errechnen, für Wareneinsatz und BKTs
Was braucht es dafür?
- Anzahl der Essensteilnehmenden
- Angaben zu Wareneinsätzen in Menge und Euro
- Informationen zum Personaleinsatz für die reine Speisenproduktion
- Durchschnittliche Personalkosten je Produktionsstunde
- Budgetwert je BKT
Mit der genauen Ermittlung der Beköstigungstage ist der Einstieg in die Küchensteuerung geschafft und die Grundlage für eine Messbarkeit gegeben. Jegliche Kennzahlen für die Care-Küche werden immer mit der Anzahl der BKTs ins Verhältnis gesetzt. Sei es Waren- oder Personaleinsatz, Abschreibungen, Nebenkosten, Verbrauchsmaterialien und weiteres mehr.
Nach der Grundlagenermittlung folgt die Auswertung. Mithilfe der zu Beginn erfassten Daten wird der Warenwert und die damit versorgte Anzahl BKTs berechnet. Darüber hinaus wird auch der Wareneinsatz pro BKT berechnet, sowie die einzelnen Wareneinsätze pro Mahlzeit. Auf Basis dieser Berechnungen können die tatsächlichen Wareneinsätze mit dem Budgetwert abgeglichen werden.
Abgeglichen wird:
- Wie hoch ist der aktuelle Wareneinsatz für die Mahlzeiten?
- Wie hoch darf dieser Wert gemäß Budgetwert sein?
Value-Tipp: Eine fortlaufende monatliche Auswertung zeigt auf, wie nah die Küche an den Budgetvorgaben ist.
Unterstützung bei der Berechnung bietet Ihnen unser V TOOL "Jahresbudget-Rechner".
Jahresbudget-Rechner
Der „Jahresbudget-Rechner“ ermittelt den zur Verfügung stehenden Wareneinsatz pro Monat und für das gesamte Jahr. Zudem wird die Gesamtanzahl der geplanten BKT (je Monat und Jahr) ausgewiesen.
Liegen die IST-Ausgaben über Budget, müssen die einzelnen Mahlzeiten genauer betrachtet werden. Dazu…
- …werden die Lebensmittelmengen pro Mahlzeit ausgewertet. Es gilt zu prüfen, ob die Menge der eingesetzten Waren angemessen ist, oder zu viel Ware pro Essensteilnehmer eingesetzt wird.
- …werden zum anderen die Wareneinsätze pro Mahlzeit betrachtet. Werden evtl. Gerichte angeboten, welche derzeit im Wareneinsatz zu kostenintensiv sind? Oder werden evtl. Leistungen erbracht, welche nicht im Budget enthalten sind (Zwischenmahlzeiten, zusätzliche Mahlzeiten, Torte statt Gebäck)?
- …wird überprüft, ob das Verhältnis zwischen Wareneinsatz und Personalaufwand stimmt. Ist durch eine dünnere Personaldecke der Conveniencegrad gestiegen und sind somit die Warenkosten höher als geplant?
Die Ergebnisse der Auswertung geben Aufschluss darüber, wo angesetzt werden muss, um die Vorgaben einhalten zu können:
- Gibt es ein Leistungsverzeichnis, in dem der gesamte Versorgungsumfang klar definiert ist?
- Sind Rezepturen je Menü und Komponente erstellt worden und werden diese umgesetzt?
- Sind Kalibrierungen je Komponente definiert und werden diese eingehalten?
- Mit welchem zeitlichen Vorlauf erreicht die Küche die Mahlzeitenbestellung der Essensteilnehmenden?
- Wie hoch ist der Speisenrücklaufquote?
Diese und weitere Faktoren beeinflussen die Wirtschaftlichkeit der Küche. Damit Qualität und Wirtschaftlichkeit im Einklang stehen, ist jeder Betrieb individuell zu betrachten.
Sie suchen Beratung zur Steuerung Ihrer Care-Küche oder benötigen Unterstützung bei der Berechnung Ihrer BKTs? Meine Kollegen und ich stehen Ihnen als Wirtschaftlichkeits-Experten mit langjähriger Erfahrung zur Seite. Nehmen Sie gern über das Formular Kontakt mit uns auf oder informieren Sie sich auf der Homepage zu unserem Leistungsspektrum.
In der Beratung von Care-Betrieben und bei deren Umsetzungsbegleitung kann Sascha Klump auf über 12 Jahre Praxiserfahrung zurückgreifen. Den Fokus legt er hierbei auf eine höchstmögliche qualitative Versorgung, praxisbezogene Betriebsabläufe und eine optimale Wirtschaftlichkeit.