Alles auf einem Schirm
Digitale Küchensteuerung in Echtzeit
Digitalisierung – das klingt immer auch wie ein Versprechen. Per Knopfdruck soll alles schneller und einfacher werden. Die Realität zeigt: Ganz so einfach ist es nicht. „Wenn Sie einen Scheiß-Prozess digitalisieren, haben Sie
einen digitalen Scheiß-Prozess“, hat es Top-Manager Thorsten Dirks einmal auf den Punkt gebracht. Und frei nach diesem Motto hat man sich auch in der Küche des Seniorenheims der Stiftung Carl Kreuser jr. im nordrhein-westfälischen Mechernich der Sache angenommen, sich Zeit gelassen, die passende Software-Lösung gesucht, überlegt umgestellt – und schließlich ein Paradebeispiel geschaffen, warum eine durchdachte Digitalisierung auch in einer kleineren Küche der Gemeinschaftsverpflegung absolut Sinn machen kann.
Alles auf einem Schirm
Eine der wichtigsten neuen Gerätschaften hängt seither deutlich sichtbar in der Küche des Seniorenheims, in der drei Vollzeitköche und ein Auszubildender rund 90 Bewohner mit Frühstück, Mittagessen und Abendbrot versorgen: der Produktionsmonitor der Verpflegungssoftware JOMOsoft. „Früher lagen hier überall Zettel und ausgedruckte Excel-Listen mit handschriftlichen Notizen aus“, erzählt Timo Caspers. „Mittlerweile wischen wir einfach übers Display und holen uns die Infos, die wir brauchen, in Echtzeit“, so der Küchenleiter. Ein weiterer großer Vorteil: Man hat auch immer im Blick, was noch gemacht werden muss – oder was eben schon erledigt ist.
Papierlos wollte man so werden, aber vor allen Dingen sicherer. „Deshalb wollten wir das System auch ganzheitlich digitalisieren – über die Küche hinaus bis in die einzelnen Wohnbereiche hinein“, erzählt der Küchenchef. Die Geschäftsleitung zog mit, zumal auch die Pflegedokumentation im Haus bis vor wenigen Jahren noch komplett analog lief und gleichfalls umgestellt werden sollte. Und so ging es im ersten Schritt zunächst einmal baulich in Richtung Zukunft, mit Glasfaseranschlüssen bis auf die Wohnbereiche und der Beschaffung der entsprechenden Gerätschaften. „Das vergisst man ja gern mal, man hat dann nachher die beste Software, aber keine gescheite Internetverbindung“, sagt Caspers und lacht.
Und so geht die Küchenplanung in Mechernich inzwischen bereits direkt auf den Wohnbereichen in den Bewohnerzimmern los. Die Hauswirtschafterinnen erfassen hier mit ihren Tablets und mithilfe der JOMOsoft Menüwunscherfassung die Essenswünsche der Seniorinnen und Senioren, die ihrerseits bereits mit Allergien oder Sonderkostformen im System hinterlegt sind. Täglich werden drei Menülinien angeboten. Gerichte, die aufgrund der hinterlegten Daten nicht infrage kommen, werden erst gar nicht angezeigt – eine Fehlerquelle weniger. Ändern sich Speiseplan oder Zutaten aufgrund ihrer Verfügbarkeit auch mal kurzfristig, lässt sich die Planung durch die Software zudem schnell anpassen. „Wir sind häufig nur zu zweit in der Küche. Zu wissen, dass wir da immer auf der sicheren Seite sind, dass die Software für uns mitdenkt und alle Fakten im Blick hat, gibt uns ein gutes Gefühl“, sagt Caspers.
Die Kosten im Blick
Auch weitere Menükomponenten, die Bewohner täglich generell dazu bestellen können, sind im System hinterlegt – Kartoffeln, Bratensoße oder Salat. „Jeder hat da ja so seine Vorlieben, denen wollen wir in jedem Fall auch gerecht werden“, sagt Caspers. Auch das sei kein Problem mit der Software. Genauso wenig wie das Bestellmanagement, das wie das Warenmanagement ebenfalls in das Programm eingebunden ist, sodass das Küchenteam auch nur das ordert, was tatsächlich gebraucht wird. „Ein bisschen Puffer bei den Gerichten planen wir noch ein, falls sich ein Bewohner dann doch mal kurzfristig noch umentscheiden möchte, ansonsten
haben wir aber auch dadurch die Möglichkeit, durch punktgenaues Planen Warenkosten zu sparen“, sagt Timo Caspers. „So schaffen wir uns dann auch die Möglichkeit, immer wieder mal was Hochwertiges in die Speisepläne einzubringen“, sagt der Küchenchef. Weniger Fehler, weniger Überproduktion und jede Menge gesparte Arbeitszeit: Für das Seniorenheim der Stiftung Carl Kreuser jr. rechnet sich die Digitalisierung. „Wir hatten die Vorgabe von unserer Geschäftsführung, eine Software zu finden, die unsere Bedarfe mit einem realistischen Kosten-Nutzen-Faktor deckt“, erzählt Caspers. Ihm sei zudem wichtig gewesen, dass sie sich intuitiv nutzen lasse. „Mit JOMOsoft haben wir die passende Lösung gefunden.“ Abschließend sollen jetzt noch die Speisepläne digitalisiert werden. Auf schicken Bildschirmen, in großer Schrift, damit es die Senioren auch lesen können. „Da sind wir gerade dran, das wäre dann das Finale“, sagt der IT-affine Küchenchef. Damit wären dann auch die allerletzten Zettelchchen aus seiner Küche verschwunden ...
Fotos Stiftung Carl Kreuser © Jigal Fichtner