Verköstigung in der Seniorenpflege

1. Das Jahr planen (Budgetieren)

Für die Jahresplanung sollten sich zwei Fragen gestellt werden:

• Wer wird verköstigt?

Hier steht insbesondere die Versorgung der Bewohnenden im Fokus. Aber auch die Versorgung der Mitarbeitenden muss in der Planung mit berücksichtigt werden. Sofern eine Cafeteria für die Bewohnenden und ihre Gäste in der Pflegeeinrichtung existiert, ist auch diese in einer gesonderten Kalkulation mit einzubeziehen. Für alle Gruppen ist dann aufzuführen, wie viele Personen durchschnittlich pro Tag und pro Jahr versorgt werden. Daraus ist abzuleiten:

• Welcher Wareneinsatz wird je Gruppe, gemäß Vorkalkulation, erwartet?

Ein möglicher Ansatz für die Vorkalkulation ist es, die Vorjahreswerte zuzüglich eines Inflationsaufschlags für Wareneinsätze zu betrachten. Genauer wird die Kalkulation jedoch, wenn man ein Leistungsverzeichnis erstellt. Hierbei wird detailliert definiert, welche Lebensmittel in welcher Menge und Häufigkeit bei jeder der angebotenen Mahlzeiten angeboten werden. Z.B.: Was zählt zum Frühstück? Gehören dazu beispielweise Quark und Joghurt? Gibt es gekochte Eier, süße Aufstriche, Wurst, Käse, Kaffee und Tee, Butter oder Margarine und wie viel davon?

Mithilfe dieses Leistungsverzeichnisses können in einem weiteren Schritt Speisenpläne festgelegt und daraufhin rezeptiert werden.

2. Speisenplan erstellen bzw. bestehenden überarbeiten

Einen Speisenplan zu erstellen, bedeutet einen einmaligen Aufwand. Da dabei aber konkrete Mengen verschiedener Komponenten (z.B. Fleischgröße, Menge der Stärke- und Gemüsebeilage etc.) festlegt und genaue Artikel in einer Einkaufsliste oder Rezeptgrundlage hinterlegt werden, kann man den zu erwartenden Wareneinsatz pro Portion sehr gut kalkulieren.

Digitale Tools, wie JOMOsoft, unterstützen bei diesen Prozessen. Zudem können auf diese Weise auch Preisveränderungen besser berücksichtigt werden. Mit diesem Wissen können im Vorfeld bestimmte Komponenten durch andere ersetzt und höheren Kosten aktiv entgegengewirkt werden.

Folgendes ist bei der Speisenplan-Erstellung zu beachten:

• Für Seniorenpflegeeinrichtungen empfiehlt sich ein rollierender Speiseplan für ca. acht Wochen,
• der Speiseplan ist abwechslungsreich und ernährungsphysiologisch ausgewogen zu gestalten,
• es ist auf eine ausgewogene Gesamtkalkulation zu achten,
• saisonale Produkte sind einzubinden,
• im laufenden Jahr sind Produkte bzw. Gerichte auszutauschen, deren Wareneinsätze sich unerwartet deutlich erhöht haben und somit nicht mehr in die Gesamtkalkulation passen.

3. Wohnbereichsbedarf: Sortimente und Mengen sowie Lieferintervalle festlegen

Ein weiterer Bereich, der in Kalkulationen einzubeziehen ist, ist der Wohnbereichsbedarf. Auch hier erhält man durch die genaue Definition und Auflistung der als Wohnbereichsbedarf genutzten Artikel Kalkulationssicherheit.

Auch hier gilt:

• genaue Artikel festlegen,
• durchschnittliche Mengen einzelner Artikel je Bewohner definieren,
• feste Liefertage bestimmen (z.B. jeden zweiten Tag – oder, je nach Personalstärke – eine tägliche Belieferung, um Bevorratung auf den Wohnbereichen gering zu halten),
• Wohnbereiche regelmäßig (z.B. alle zwei Wochen) begehen und die Bestände sowie die Mindesthaltbarkeitsdaten prüfen, um die Wohnbereiche bei der Bestell-/Bestandsoptimierung zu unterstützen,
• im Bedarfsfall Artikel austauschen und Mengen anpassen,
• Bestellobergrenzen definieren.

Hinweis: Eine Bestellobergrenze festzulegen hat den Grund, einer Warenverschwendung und Unwirtschaftlichkeit vorzubeugen. Denn bei zu großen Mengen kann die Sensibilität für die Ware verloren gehen. Dabei ist es wichtig, nicht die Durchschnittsmengen zu unterschreiten. So läuft man nicht Gefahr, dass eine Unterversorgung der Bewohnenden besteht.

Die Frequenz der Belieferung der Wohnbereiche steht im Zusammenhang mit den personellen Kapazitäten in der Küche – hat aber auch einen Einfluss auf den Umfang der Kontrollmöglichkeit über die Bestände. Eine seltenere Belieferung der Wohnbereiche entlastet die Küchenmitarbeitenden, zugleich schränkt dies jedoch den Überblick über die tägliche Bestandssituation ein.

Tipp: Die Einführung neuer Lieferintervalle in den Wohnbereichen sollte im besten Fall durch die Küchenverantwortlichen unterstützt werden. Und zwar:

• indem die Küchenverantwortlichen regelmäßig in die Wohnbereiche gehen, die Bestandsmengen überprüfen und daraus ableiten, ob Mengen gegebenenfalls optimiert werden müssen,
• indem sie die Haltbarkeit der Produkte und die Art der Warenlagerung überprüfen, d.h. kontrollieren, ob das Prinzip „First in, first out“ verfolgt wird,
• indem sie für eine korrekte Handhabung der Lebensmittel sensibilisieren und diese unterstützen,
• indem die Wohnbereichsmitarbeitenden und die Küchenverantwortlichen die Produktbestellungen besprechen. Sofern zum Beispiel einerseits Lebensmittel von den Bewohnern nicht angenommen werden oder andererseits zu stark im Preis angestiegen sind ist eine adäquate Alternative zu finden.

4. Zu- und Abbestellungen berücksichtigen

Die vorkalkulierte durchschnittliche Zahl an auszugebenden Speisen kann täglich durch Zu- und Abbestellungen beeinflusst werden. Daher sind auch diese in der Analyse zu berücksichtigen.

Empfehlung:

• Zeitfenster definieren, zu denen Zu- oder Abbestellungen von den Wohnbereichen bei der Küche eingegangen sein müssen. Somit können Überproduktionen und Speisenverwürfe vermieden werden.

5. Speisenrückläufe erfassen und bewerten

Auch die Nassmüllmengen geben Aufschluss über die Wirtschaftlichkeit einer Senioreneinrichtung. Daher ist es wichtig, Speisenrückläufe zu erfassen. Eine erste Einschätzung über die Gesamtmenge erhalten Sie mit der Berechnung der Speisenabfall-Quote, welche Sie hier eigenständig ermitteln können.

Dies kann in Abhängigkeit von den personellen Ressourcen täglich geschehen oder in bestimmten Prüfphasen. Sollten unabhängig von üblichen Schwankungen wiederholt große Mengen Speisereste zurückbleiben, ist wie folgt zu verfahren:

• die Nassmüllmengen sind für jeden Bereich (wie Küche, Wohnbereiche und Cafeteria) aber auch für jede Mahlzeit zu wiegen,
• die Bereiche, in denen sie entstehen, sind zu identifizieren,
• die Lebensmittel, die den wesentlichen Teil der Rückläufe ausmachen, müssen herausgearbeitet werden,
• die Ursachen sind zu ermitteln (z.B.: Schmecken bestimmte Komponenten nicht oder sind die Portionen zu groß?),
• zuletzt sind Gegenmaßnahmen einzuleiten (z.B. Rezepte ändern, Produkte/Gerichte austauschen, Kalibrierungen anpassen).

6. Monatliche Erfassung der tatsächlich eingesetzten Lebensmittel und Abgleich mit den Planzahlen

Auf Basis des Jahresplanes (siehe Punkt 1) ist zur Überprüfung des wirtschaftlichen Handelns in einem Betrieb der vorher festgelegte Sollwert mit dem real umgesetzten IST-Wert zu vergleichen.

Wir empfehlen folgende Vorgehensweise:

• Optimal ist eine monatliche Inventur zur Ermittlung des tatsächlichen Warenverbrauchs. Als Stichtag empfiehlt sich hier der letzte Kalendertag eines Monats, denn so kann der genaue Warenverbrauch von Anfang bis Ende eines Monats errechnet werden. Aber auch andere Stichtage und Intervalle sind möglich – jeder Betrieb muss hierbei für sich die beste Lösung finden.

• Beim Warenverbrauch (in Euro) ist wichtig zu betrachten, wie viel Personen damit versorgt wurden. War zum Beispiel die Zahl der Essensteilnehmenden aufgrund einer stärkeren Auslastung höher als erwartet, bedeutet dies auch einen höheren Warenwert.
• Bei Abweichungen gegenüber dem Budget sind die Ursachen zu ermitteln (z.B. durch Auswertung von Nassmüllmengen und Warenverbräuchen zu verschiedenen Verköstigungszeiten) sowie Gegenmaßnahmen zu bestimmen und umzusetzen.

Hierbei unterstützt Sie zum Beispiel das Warenmanagement von JOMOsoft.

Wirtschaftlich handeln mit Convenience-Lösungen

Die Bedeutung von Convenience-Produkten aus wirtschaftlicher Perspektive steht unter anderem in engem Zusammenhang mit der vorhandenen Fachkraft-Stärke im jeweiligen Betrieb. Hochwertige Fertigprodukte, wie jene von HI-TASTE, reduzieren die Arbeitsbelastung der Fachkräfte spürbar. Das gilt besonders bei der Herstellung von Sonderkostformen (Dysphagie, Intoleranzen und Allergien). Hier können Convenience-Lösungen die Arbeitsbelastung verringern. Durch feste Portionsgrößen kann zudem einer Überproduktion entgegengewirkt und der Wareneinsatz im Vorfeld exakt bestimmt werden.

Wir unterstützen Sie dabei, Kosten zu sparen und die Qualität zu erhöhen

Das Ziel der wirtschaftlichen Analyse der Verköstigung in einer Seniorenpflege-Einrichtung ist es, die Verschwendung finanzieller und ökologischer Ressourcen aufzudecken, genau zu lokalisieren und durch entsprechende Maßnahmen zu minimieren. Auf diese Weise kann in eine bessere Qualität der Verpflegung von Bewohnenden, Mitarbeitenden und Gästen investiert werden.

Hierbei gibt es jedoch keine Pausschallösung, die auf jeden Betrieb angewendet werden kann. Wichtig ist daher immer eine betriebsindividuelle Betrachtung. Sie benötigen Hilfe dabei? Gern berate und unterstütze ich Sie.