Preiskalkulation in der Gastronomie neu gedacht
Mit cleverer Strategie die Herausforderungen in 2025 meistern
Steigende Kosten, ein akuter Fachkräfte- und Mitarbeitermangel und ein verändertes Konsumverhalten der Gäste – das waren die Herausforderungen der Hotellerie und Gastronomie in den letzten Jahren. Und sie sind es auch in 2025. Vor allem kleine und mittelständische Gastro-Betriebe stehen unter wachsendem Druck, wirtschaftlich zu bleiben und dennoch die Erwartungen der Gäste zu erfüllen. Nur wie? Eine gut durchdachte Speisenkalkulation ist ein erster Schritt – und wichtiger denn je.
Daher zeige ich Ihnen anhand von drei Schritten und praktischen Tipps, wie Sie Ihre F&B-Kalkulation in 2025 neu denken und effizient umsetzen.
1. Analyse: Der erste Schritt zur erfolgreichen Kalkulation
Bevor das eigentliche „Kalkulieren“ beginnt, ist zunächst eine umfassende Analyse Ihres F&B-Angebots notwendig. Dabei eruieren und definieren Sie, welche Speisen und Getränke am meisten von Ihren Gästen nachgefragt sind. Hier sind auch die zu berücksichtigenden Kosten zu analysieren.
Folgende Punkte sollten Sie prüfen und beachten:
Marktanalyse:
- Welche Trends beeinflussen aktuell das Konsumverhalten?
- Welche Preissensibilität zeigen Ihre Zielgruppen?
- Welche Wettbewerber sind in Ihrer Region aktiv und wie positionieren sie sich?
Kostenstruktur verstehen:
- Rohstoffpreise: Wie entwickeln sich die Kosten für Lebensmittel und Getränke?
- Personalkosten: Welche Auswirkung hat der Fachkräftemangel auf die Lohnstruktur?
- Nebenkosten: Energiekosten, Miete und sonstige Fixkosten im Blick behalten.
Gästebedürfnisse berücksichtigen:
- Veränderte Ernährungsgewohnheiten, z.B. vegane, vegetarische oder nachhaltige Speisen oder Bio-Produkte.
- Nachfrage nach regionalen und saisonalen Produkten.
Dieser erste Schritt dient als Basis, um die richtigen Entscheidungen zur Produktauswahl und zum Speisenangebot zu treffen und eine fundierte Kalkulation zu erstellen.
2. Kalkulationen: Die Zahlen hinter dem Geschmack
Eine Kalkulation eines Gerichtes ist der Kern der Planung und beeinflusst direkt den Erfolg Ihres Betriebs. Diese Faktoren sind entscheidend:
Wareneinsatz berechnen:
- Erfassen Sie die genauen Kosten der Zutaten pro Gericht.
- Berücksichtigen Sie saisonale Schwankungen und Preissteigerungen.
Deckungsbeitrag festlegen:
- Bestimmen Sie, wie viel Gewinn pro Gericht erzielt werden muss, um die Fixkosten zu decken.
- Arbeiten Sie mit einer Zielmarge, die Ihre Gesamtkosten und Gewinnziele reflektiert.
Portionsgrößen bestimmen:
- Standardisieren Sie Portionsgrößen, um Verluste durch Überproduktionsmengen zu vermeiden.
- Testen Sie Ihre Kalkulationen in der Praxis, um sicherzustellen, dass die Portionierungen realistisch sind.
Dynamische Preisgestaltung:
- Passen Sie Preise an Nachfrage, Tageszeiten oder besondere Anlässe an.
- Nutzen Sie digitale Kassensysteme, wie etwa LINA um ihre Verkaufszahlen zu analysieren.
Der Kalkulationsprozess ist teilweise sehr aufwändig. Um Sie hierbei zu unterstützen, haben wir für Sie V TOOLs entwickelt – einfache, digitale Werkzeuge, die speziell für die wirtschaftliche Steuerung kleiner und mittelgroßer Betriebe konzipiert wurden.
Kalkulationsfaktor-Ermittler
Mit diesem Tool ermitteln Sie den Kalkulationsfaktor und die Wareneinsatzquote individuell für Ihren Betrieb. Unter einem Kalkulationsfaktor versteht man eine Kennzahl, die verwendet wird, um den Wareneinsatz in einen Verkaufspreis umzuwandeln, indem alle Kosten und die gewünschte Gewinnmarge berücksichtigt werden. Mithilfe des Kalkulationsfaktors können Sie Ihre Waren mühelos kalkulieren.
Speisen-Kalkulierer
Mit diesem Tool können Sie eine vollumfängliche Speisenkalkulation für jedes Gericht auf Ihrer Karte durchführen. Ob schnell mit der "Schnell-Kalkulation" und für den ersten Überblick oder präzise & detailliert mit der "Detail-Kalkulation" – mit dem Speisen-Kalkulierer kann die Kalkulation ganz nach Ihren Bedürfnissen erfolgen.
Deckungsbeitrag-Optimierer
Mit diesem Tool führen Sie eine Renner-/Penner-Analyse über einen bestimmten Zeitraum durch, basierend auf den korrekten Angaben in den beiden anderen V TOOLs. So erhalten Sie für jedes einzelne Gericht pro Kategorie (Vorspeisen, Hauptspeisen & Nachspeisen) auf Ihrer Speisekarte eine Bewertung und konkrete Handlungsempfehlungen dazu. So können Sie Deckungsbeiträge anhand Ihrer Gerichte steuern und dadurch Ihr wirtschaftliches Ergebnis verbessern.
Die Bewertungen aus der Renner-/Penner-Analyse beim Deckungsbeitrag-Optimierer werden wie folgt interpretiert:
Gewinner… ist ein Gericht, das einen hohen Deckungsbeitrag besitzt und sich dazu auch noch sehr gut verkauft. Was müssen Sie mit diesen Gerichten tun? Ganz einfach: Nichts!
Renner… ist ein Gericht, das gerne von Kunden bestellt wird, leider ist der Deckungsbeitrag noch nicht gut. Um diesen zu verbessern, können Sie den Preis anheben oder alternative Produkte mit geringeren Kosten jedoch qualitativ gleichwertig im Gericht verwenden.
Penner… ist ein Gericht, das einen hohen Deckungsbeitrag besitzt, sich also für Sie finanziell lohnt, allerdings bei den Gästen nicht beliebt ist und selten bestellt wird. Aus diesem Gericht wollen Sie unbedingt einen Gewinner machen. Setzen Sie auf verstärktes Marketing, Empfehlungen seitens des Servicepersonals und überlegen Sie eine kleine Preisreduzierung!
Verlierer… ist ein Gericht, das sowohl bei Gästen unbeliebt ist, als auch bei Ihnen, denn zu der geringen Nachfrage kommt auch noch ein geringer Deckungsbeitrag. Hier liegt es nah, das Gericht von der Karte zu streichen, wenn es nicht möglich scheint, die anderen Stellschrauben anzuwenden.
So setzen Sie die V TOOLs bei Ihrer Kalkulation ein
Mit den V TOOLs können Sie mit überschaubarem Aufwand ein gutes Analyse-Ergebnis für die Speisekarte erzielen. Der Kalkulationsfaktor-Ermittler bzw. die Wareneinsatzquote wird zum Start berechnet oder eingegeben, danach können Sie mit dem Speisen-Kalkulierer entweder eine Schnell-Kalkulation oder eine Detail-Kalkulation der Speisekarte vornehmen und zum Schluss werden die jeweiligen Deckungsbeiträge im Deckungsbeitrag-Optimierer analysiert und Sie erhalten pro Gericht eine Handlungsempfehlung.
3. Umsetzung: Mit 4 Maßnahmen von der Theorie in die Praxis
Nachdem Sie alle Angaben ermittelt und in den V TOOLs eingetragen haben, geht es um die erfolgreiche Umsetzung in die Praxis. Dabei spielen u.a. folgende Themen eine wichtige Rolle:
1. Schulung Ihrer Mitarbeitenden:
- Schulen Sie Ihre Mitarbeitenden, um die Bedeutung der Kalkulationen zu vermitteln.
- Vermitteln Sie ein Bewusstsein für Wareneinsatz und Portionierung.
2. Effiziente Prozesse:
- Optimieren Sie Arbeitsabläufe in der Küche, um Zeit und Ressourcen zu sparen.
- Reduzieren Sie Abfälle durch bessere Planung und Lagerhaltung.
3. Kommunikation mit Gästen:
- Erklären Sie die Herkunft und die Qualität Ihrer Produkte, um bestimmte Preise zu rechtfertigen.
- Nutzen Sie Storytelling, um Ihre Gerichte emotional aufzuladen und Kundenbindung zu stärken.
4. Stetige Überprüfung:
- Kontrollieren Sie die Angaben und Kalkulationen regelmäßig und passen Sie diese an aktuelle Entwicklungen an.
- Nutzen Sie digitale Tools zur Kostenüberwachung und Berichterstellung, beispielweise LINA.
Optimierung Ihrer Kalkulation – Ihr Schlüssel zum Erfolg
Im Jahr 2025 werden die Speisenkalkulationen erneut zu einem zentralen Faktor für den wirtschaftlichen Erfolg Ihres Betriebs. Denn mit Blick auf die derzeitigen Herausforderungen ist es wichtig, flexibel zu bleiben und kontinuierlich an der Optimierung Ihrer Kalkulationen zu arbeiten. Die Kombination aus einer fundierten Analyse, exakten Kalkulationen und einer konsequenten Umsetzung ermöglicht es Ihnen, wirtschaftlich zu arbeiten und gleichzeitig Ihre Gäste zufriedenzustellen.
Nutzen Sie die Herausforderungen als Chance, Ihre Prozesse stetig zu optimieren und sich durch Qualität, Transparenz und Effizienz am Markt zu behaupten. Wir begleiten und unterstützen Sie gern bei diesen Schritten. Fragen Sie mich oder meine Kollegen gern über das Kontaktformular an.
Hans Van den Houdt ist Ihr Experte für Wirtschaftlichkeit und Konzeptentwicklung. Er unterstützt Sie bei der Optimierung von Arbeitsabläufen im Küchenbereich und bei der Speisen-Kalkulationsprüfung. Als Ideen-Schmied mit Humor und umfangreicher Erfahrung in der Gastronomie und Hotellerie ist er zudem der richtige Ansprechpartner, wenn Sie auf der Suche nach neuen Konzeptlösungen sind.