Fach-Insights – Digitalisierung

Digitalisierung in Restaurant, Hotellerie und Gemeinschaftsverpflegung

E-Rechnung und Kassenmeldepflicht

Diese gesetzlichen Neuerungen und Änderungen gelten ab 2025

Die Digitalisierung schreitet voran. Auch in der Hotellerie, Gastronomie und Gemeinschaftsverpflegung werden manuelle, zeit- und personalaufwändige Arbeitsprozesse zunehmend durch den Einsatz digitaler Tools effizienter gestaltet. Der Digitalisierungsfortschritt wird zum Teil auch durch gesetzliche Regelungen weiter vorangetrieben. 2025 kommen gleich zwei wichtige gesetzliche Änderungen und Neuerungen, die auch Betriebe in der Außer-Haus-Verpflegung betreffen: 

  • Die E-Rechnungspflicht für inländische B2B-Umsätze und 
  • die Meldepflicht für Kassensysteme. 

Beides sind separate gesetzliche Vorgaben, die auf die Digitalisierung und Transparenz von Geschäftsprozessen abzielen. 

E-Rechnungspflicht
E-Rechnungspflicht ab 2025

Was bedeutet das?

Ab dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland bei B2B-Geschäften E-Rechnungen empfangen können. Eine E-Rechnung ist ein maschinenlesbarer, strukturierter XML-Datensatz, der Rechnungsinhalte darstellt. Durch sie werden diese Rechnungsinformationen elektronisch übermittelt, empfangen und automatisiert weiterverarbeitet. Im Gegensatz zu Papierdokumenten oder Bilddateien wie PDFs ist auf diese Weise eine nahtlose Verarbeitung ohne Medienbrüche möglich. Damit sollen doppelte Arbeitsprozesse manueller Erfassungen beim Empfänger vermieden und Fehleranfälligkeiten minimiert werden.  

Vorteile für Rechnungssteller: 

  • eine vereinfachte Rechnungsstellung 
  • verkürzte Durchlaufzeiten 
  • eine schnellere Bearbeitung und pünktliche Bezahlung 
  • Einsparpotenziale im Rechnungsversand durch Einsparen von Papier und Porto 
  • eine gesteigerte Prozessqualität  
  • ein flexibleres Arbeiten durch eine Ortsunabhängigkeit bei der Rechnungserstellung 

Vorteile für Rechnungsempfänger  

  • eine Optimierung der Rechnungsverarbeitung durch automatisiertes Einlesen 
  • eine Steigerung der Datenqualität durch eine geringere Fehleranfälligkeit 
  • Einsparpotenziale bei der Rechnungsverarbeitung 
  • eine dezentrale Rechnungsbearbeitung 
  • ein flexibles Arbeiten durch Ortsunabhängigkeit 

Für wen gilt dies?

Zum 1. Januar 2025 wird die E-Rechnung für steuerbare und steuerpflichtige inländische B2B-Umsätze verpflichtend eingeführt. Das heißt: Für private Firmen (also nicht öffentliche Auftraggeber) besteht die Notwendigkeit, E-Rechnungen empfangen zu können – sie müssen E-Rechnungen zwingend annehmen (z.B. ZUGFeRD oder XRechnung). Es gibt keine Verpflichtung, diese auch auszustellen (außer für öffentliche Auftraggeber).  

Übergangsfristen  

  • Für den Zeitraum vom 1. Januar 2025 bis zum 31. Dezember 2026 können alle Rechnungsaussteller statt einer E-Rechnung auch eine sonstige Rechnung ausstellen (Papierrechnung oder Rechnung in einem anderen elektronischen Format als eine E-Rechnung). Eine sonstige Rechnung in einem anderen elektronischen Format als eine E-Rechnung (z. B. E-Mail mit einer PDF-Datei) kann jedoch nur verwendet werden, wenn der Empfänger diesem Format zustimmt. 
  • Für Rechnungsaussteller mit einem Vorjahresumsatz von bis zu 800.000 Euro verlängert sich diese Frist noch bis zum 31. Dezember 2027. 
  • Ein EDI-Verfahren, das nicht ohnehin die Voraussetzungen an eine E-Rechnung erfüllt, kann noch bis 31. Dezember 2027 verwendet werden.  

Weitere Informationen finden Sie hier. 

Meldesystem für elektronische Kassen
Über die Schnittstelle Mein Elster können Kassensysteme gemeldet werden

Was bedeutet das?

Ab Januar 2025 können Unternehmen ihre Kassensysteme über das Portal „Mein ELSTER“ und die ERiC-Schnittstelle melden. Dafür gilt eine Übergangsfrist bis zum 31. Juli 2025. Bereits zu Januar 2020 war die Einführung der Meldepflicht in der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) rechtlich vorgesehen (gemäß § 146a Abs. 4 AO). Aufgrund fehlender Verfahren konnte diese bisher jedoch nicht umgesetzt werden. 

Für wen gilt dies?

Die Kassenmeldepflicht richtet sich an Unternehmen, insbesondere aus der Gastronomie und dem Einzelhandel. Diese werden verpflichtet, ihre elektronischen Kassensysteme mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) an die Finanzbehörden anzubinden. Ziel ist es, Transaktionen in Echtzeit oder in regelmäßigen Intervallen zu übermitteln. Diese automatisierte Übertragung der Kassendaten soll Manipulationen an Kassenaufzeichnungen verhindern und die Einhaltung steuerlicher Vorschriften sicherstellen. 

Weitere Informationen finden Sie hier.

Die Gesetze fördern die Digitalisierung und Transparenz

Was die gesetzlichen Vorgaben bedeuten

Beide Gesetze fördern die Digitalisierung und Transparenz in der Wirtschaft. Sie erfordern auch von Betreibern in der Hotellerie, Gastronomie und Gemeinschaftsverpflegung, ihre internen Prozesse anzupassen und sicherzustellen, dass sowohl Rechnungsstellung als auch Kassensysteme den neuen gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Dies bedeutet Investitionen in entsprechende Softwarelösungen und Schulungen des Personals, um die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten. 

Es ist wichtig, dass Betreibende von Außer-Haus-Betrieben sich frühzeitig mit diesen Änderungen vertraut machen und die notwendigen Schritte unternehmen, um den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden. Für die Gastronomie und Betriebsgastronomie hat LINA bereits Lösungen parat.