Kleine Helfer mit großer Wirkung
Die Rolle von Software in der Gastronomie
Hohe Arbeitsbelastungen, Fachkräftemangel, enormer Kostendruck – Gastronomien sind vielen Herausforderungen ausgesetzt. Zum Glück gibt es digitale Lösungen, die den Mitarbeitenden Arbeit abnehmen, die betriebliche Effizienz steigern und ein nachhaltiges Wirtschaften fördern. Somit tragen innovative Softwaresysteme zu einer Verbesserung der Arbeitsprozesse in Restaurant, Café und Co. bei. Sei es beim Service, beim Payment oder bei der Personalverwaltung. Auch die Gäste profitieren stark davon. Anna Janßen, Marketing Managerin für Software bei CHEFS CULINAR zeigt uns, was Softwarelösungen in gastronomischen Einrichtungen alles leisten können und wie sie zu unserem besten Freund und Helfer werden.
Kein Grund für Berührungsängste
Eines steht fest: Digitale Lösungen sind da, um uns das Leben leichter zu machen. Allerdings sehen manche bei der Einführung neuer Techniken Hürden: Anwendungen seien zu kompliziert oder die Umstellung auf neue Lösungen nähme viel Zeit in Anspruch. Wer Berührungsängste hat, sollte auf einen Anbieter setzen, der einen umfassenden, individuellen Support anbieten kann. „Ein dienstleistungsorientierter Fullservice-Partner kann über die Software hinaus auch Hardware und Support anbieten – alles aus einer Hand. Das erleichtert die Nutzung immens“, weiß Janßen. „Die Einarbeitung in eine neue Software und Geräte ist zwar für einen begrenzten Zeitraum mit etwas Zeitaufwand verbunden, dieser zahlt sich langfristig jedoch eindeutig aus", so Janßen. Zu beachten ist auch die Zuverlässigkeit und Aktualität der Technik – so haben Cloudlösungen den großen Vorteil, dass diese immer aktuell sind.
Für wen lohnt sich der Einsatz von digitalen Lösungen in Gastro-Betrieben?
„Kurz und knapp: grundsätzlich für jeden. Ob kleines Café oder großes Franchise-Unternehmen – für verschiedenste Anforderungen gibt es auch die passenden Software-Angebote“, so Janßen. Das betrifft auch den Zeitpunkt: „Die Einführung neuer digitaler Lösungen lohnt sich immer. Sie ist vor allem dann anzuraten, wenn Optimierungs- oder Unterstützungsbedarf besteht, weil bestimmte Arbeitsprozesse herausfordernd sind – sei es aufgrund von Fachkräftemangel oder steigendem Kostendruck“. Für den Einstieg ist es also nie zu spät. Wer einen zu großen Aufwand bei der Umstellung auf Software befürchtet, für den ist eine gestaffelte Implementierung ideal. So kann etwa mit einer Kassen-Software begonnen werden. Weitere Bereiche folgen später. Solch ein schrittweises Heranwagen ist beispielweise durch ein modular strukturiertes Softwareangebot wie LINA, die Software-Komplettlösung für die Gastronomie von CHEFS CULINAR und Gastro MIS, möglich. „Mit ihren verschiedenen Modulen, die das gesamte Spektrum des gastronomischen Betriebsablaufes abdecken, ist LINA überaus anpassungsfähig. Die Software kann auf die individuellen Anforderungen des Kunden zugeschnitten und nach Bedarf jederzeit erweitert werden“, so Janßen.
Umfassende Einsatzmöglichkeiten im Betriebsablauf
Mobiles Bonieren, Erstellung von Online-Gutscheinen, Buchhaltung – die aktuellen Anwendungsbereiche von digitalen Lösungen hören hier nicht auf. Grundsätzlich können spezifische Softwareanwendungen Abläufe in drei Prozessbereichen unterstützen und effizienter gestalten: 1. Verkauf & Gästemanagement, 2. Küchenmanagement und 3. Verwaltung.
1. Verkauf & Gästemanagement:
Das Herz einer jeden Gastroverwaltung ist die Kasse. Ein automatisierbares POS-Kassensystem gepaart mit einem flexiblen Bezahlsystem ermöglicht eine individuelle Steuerung unabhängig von Ort, Gerät und Zahlungsart. „Mit LINA Pay sind zum Beispiel über 100 Zahlungsarten möglich“, so Janßen, „Die Erleichterung kommt vor allem den Service-Mitarbeitenden zu Gute und kann sich positiv auf die Gästezufriedenheit auswirken".
Allgemein kommen Digitallösungen im Bereich Sales & Restaurant vor allem den Mitarbeitenden im Service und Ihren Gästen zugute. Insbesondere bei Fachkräftemangel unterstützt ein Selfordering-Tool, das z.B. über einen QR-Code die Speisekarte anzeigt und Bestellungen ermöglicht. „Gerade in großen Arealen, wie Biergärten, sind so weniger Servicekräfte nötig und Laufwege können eingespart werden. Zugleich kann ein ebenso großes oder gar größeres Umsatzpotenzial generiert sowie eine höhere Gästebindung und -zufriedenheit erreicht werden“, weiß Janßen – Zahlen aus der Praxis belegen dies: „Laut eines Hotel-Kundenberichts konnte mit LINA Order der Personalbedarf auf Veranstaltungen dank Selfordering um 50 Prozent reduziert werden".
Auch gibt es Tools, mit denen man die Berührungspunkte zu Gästen erhöhen und zugleich das Umsatzpotenzial stärken kann – zum Beispiel durch Module für einen Webshop mit direkter Kassenanbindung, Newsletter-Versand oder personalisiertem Geschenkgutschein-Verkauf. „Mit LINA Menu bieten wir auch ein modernes Speisekarten-Management an. Auf Basis der automatischen Erkennung des Warenbestands zeigt die digitale Menükarte nur die Gerichte und Artikel an, die zum Zeitpunkt auch tatsächlich angeboten werden können“, so Janßen. Ein weiteres Plus: das Tool ermöglicht eine automatische Übersetzung der Karte in 100 Sprachen. Mit digitalen Speisekarten verfolgt man zudem auch einen nachhaltigen Zweck – denn das häufige Ausdrucken wird hinfällig.
2. Kitchen Management
Die Bestellaufnahme und Weiterleitung zur Küche ist überaus fehleranfällig und bringt mitunter Unruhe ins Geschäft. Mit einem mobilen Bonnier-Tool kann beim Aufnehmen von Bestellungen die ineffiziente, nicht nachhaltige Zettelwirtschaft verabschiedet werden. Und zugleich werden Laufwege gespart. „Laut Kundenberichten laufen dank automatischer Bonsteuerung über LINA Küchenprozesse 40 Prozent effizienter ab“, hebt Janßen hervor. Auch die Warenwirtschaft kann mit der Hilfe von Software einfacher gesteuert werden. Von der genauen Rezepturenkalkulation bis zur Wareneinsatzberechnung unterstützen digitale Helfer bei relevanten Prozessschritten in der Gastroküche.
3. Backoffice
Ob Dienstplanung, Personalmanagement, Informationsaustausch, automatisches Erstellen von Geschäftsreportings oder finanzkonforme Betriebssteuerung – Software erleichtert auch in der Verwaltung einer gastronomischen Einrichtung viele Arbeitsprozesse. So bleibt Ihnen mehr Zeit für andere Aufgaben. Zum Beispiel für die Stärkung der Gästekommunikation. Und die Zahlen – hier am Beispiel des Einsatzes der LINA-Software – sprechen für sich: „Mit der Kombination der Module LINA POS und Finance konnte laut Kundenberichten ein 60 Prozent schnellerer Tagesabschluss in der Vollgastronomie-Buchhaltung erzielt werden“, so Janßen. Seit einigen Jahren hat auch das Lieferdienstgeschäft stark an Bedeutung gewonnen – und verlangt nicht selten zusätzliche Kapazitäten, die dann anderswo fehlen. „Auch hierfür gibt es ein unterstützendes Tool. Mit LINA Delivery können Routen intelligent geplant und das Lieferteam effizient gesteuert werden", erzählt Janßen.
Vorteile von Gastro-Software auf einen Blick
- Software ermöglicht mehr Effizienz in Arbeitsabläufen und hilft sogar dabei, ökologisch nachhaltiger zu wirtschaften.
- Umsatzsteigerungen können durch Prozessoptimierungen erzielt werden.
- Technische Helfer sind ideale Unterstützer bei Fachkräftemangel.
- Durch die Übernahme von Prozessschritten durch Software bleibt mehr Zeit für die Gäste.
- Das Monitoring von Arbeitsprozessen wird erleichtert.
- Geringere Wartezeiten und eine einfachere Kommunikation mit Gastrobetrieben können die Zufriedenheit der Gäste erhöhen.
Fazit: Softwarelösungen helfen dabei, fit für die Zukunft zu werden oder zu bleiben – und das immer in dem Umfang, wie es für jeden einzelnen Betrieb gerade nötig ist.
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