Erstellung Leistungsverzeichnis

Halten Sie im nächsten Schritt in einem Leistungsverzeichnis fest, wie Sie Ihren Gesamt-Wareneinsatz auf die Mahlzeiten verteilen – inklusive der Getränke, Zwischenmahlzeiten und Spätmahlzeiten. Definieren Sie dabei den Umfang sowie die Qualität des gesamten Speisenangebots und berücksichtigen Sie dabei auch die Stationsverpflegung. Bedenken Sie dabei den möglicherweise variierenden Bedarf pro Station und kalkulieren Sie auch mögliche Rückstellungen für Sonderlieferungen ein, z. B. für besondere Lebensmittel an Festtagen. Diese Vorgehensweise ermöglicht es Ihnen, Ihr zuvor festgelegtes Gesamt-Budget sinnvoll zu verteilen und dauerhaft im Betriebsalltag zu verankern. Das Leistungsverzeichnis dient Ihnen und angrenzenden Bereichen der Einrichtung als gemeinsame Basis: Es schafft Transparenz und ermöglicht Synergien im gesamten Betrieb. Auch hierfür bieten sich digitale Tools an, die gewährleisten, jederzeit alle wesentlichen Daten einzusehen und aktuell zu halten. 

Rezepte erstellen

Was folgt, ist ein einmaliger Aufwand, der sich enorm auszahlt. Sie wissen aus Schritt 2 bereits, wie sich Ihr Gesamtbudget auf alle Mahlzeiten verteilen soll. Erstellen Sie nun auf dieser Basis Rezepturen für alle Mahlzeiten. Diese sind die Basis für Ihre Speisen- und Produktionsplanung und stellen sicher, dass Sie Ihre definierten Qualitätsstandards einhalten. Außerdem geben feste Rezepturen auf Basis Ihres geplanten Wareneinsatzes Budgetsicherheit. 

Internen Bestell-Prozess definieren

Nachdem Sie nun definiert haben, was sie anbieten und wie es produziert wird, geht es darum, wie Sie die Speisenwünsche Ihrer Bewohner und Patienten aufnehmen. In Schritt 4 unseres Maßnahmenplans widmen Sie sich dem internen Bestellprozess. Das Ziel hierbei ist eine möglichst bedarfsgerechte Produktion. Diese hilft Ihnen dabei, Überproduktion zu vermeiden, und damit Ihre Budgets langfristig einzuhalten. Von Sammelbestellungen bis hin zu Self-Ordering-Möglichkeiten – evaluieren Sie, welche Art der Speisenerfassung in Ihrem Haus sinnvoll ist und bedenken Sie auch hier, dass digitale Systeme Ihre Ressourcen- und Personalsituation entlasten können.  

Produktionsplan nutzen

Genaue Produktionsanweisungen sorgen für eine einheitliche Qualitätsbasis und vermeiden Falsch- und Überproduktionen. Nutzen Sie daher einen Produktionsplan, in dem zum Beispiel Mengenvorgaben und Komponentengrößen definiert sind, Hilfestellungen zum Kochvorgang gegeben, Transparenz und Kostensicherheit gewährleistet und die Einhaltung der Lebensmittel-Informationsverordnung sichergestellt werden. Ihre Mitarbeitenden wissen zu jeder Zeit, was Ihre Aufgabe ist – besonders ungeschultes Personal und Aushilfen erleichtert ein Produktionsplan die tägliche Arbeit und das Einhalten von Budgets. 

Kellenplan entwickeln

Die bedarfsgerechte Produktion von Speisen ergibt erst dann einen Sinn, wenn Sie die produzierten Komponenten auch der Kalkulation entsprechend an die Patienten und Bewohner ausgeben. Erstellen Sie dazu einen Kellenplan und schulen Sie Ihre Mitarbeitenden.  

Lagerbestand definieren

Die Verwaltung der Lagerbestände ist oft eine zeitraubende Pflichtaufgabe, Doch bedenken Sie, dass sie notwendig ist, um Kosten zu ermitteln und Warenbewegungen nachzuvollziehen. Definieren Sie daher das Soll Ihres Lagerbestandes und halten Sie dieses stets im Auge.  

Rückläufe prüfen

Bewerten Sie Ihre Speiserückläufe. Was ist der Grund dafür, dass Speisen zurückgegeben werden? Liegt es an der Menge der ausgegebenen Speisen, an mangelhafter Kommunikation zwischen Bereichen oder an einer fehlerhaften Bestellaufgabe? Die Gründe können vielfältig sein. Wichtig ist, dass Sie die Rückläufe einer Analyse unterziehen und daraus Rückschlüsse für Ihre Speiseplanung und Küchenabläufe ziehen. Ein solcher regelmäßiger Abgleich senkt Ihre Kosten deutlich und langfristig. Sie wünschen sich Unterstützung bei der Analyse Ihrer Speiserückläufe? Erfahren Sie hier mehr über unsere Zusammenarbeit mit dem Bundesministerium für Ernährung und Landwirtschaft (BMEL), United Against Waste e. V. und Green Guides GmbH. 

Kennzahlen fixieren und überprüfen

Um den Erfolg Ihrer Bemühungen sicherzustellen und transparent in Ihrer Einrichtung zu kommunizieren, müssen Sie die für Sie wichtigsten Kennzahlen festlegen und diese regelmäßig einer Prüfung unterziehen. Eine Möglichkeit hierzu: Die Verwendung von Beköstigungstagen – kurz BKT – ist in der Care-Gastronomie weit verbreitet, um die Leistungsfähigkeit von Küchen zu kontrollieren und zu managen. Einige Küchen berücksichtigen ausschließlich die Warenkosten und messen damit nur die Wirtschaftlichkeit des Wareneinsatzes. Andere wiederum beschränken sich darauf, die Brutto-Personalkosten (inklusive Lohnkosten) einzubeziehen und lenken damit den Fokus auf die Wirtschaftlichkeit des Personaleinsatzes. Es spricht aber einiges dafür, beide, also sowohl Personal- als auch Warenkosten, bei der Berechnung von BKT zu berücksichtigen. Wie das genau funktioniert? Erfahren Sie hier mehr. 

Regelmäßige Inventuren

Eine Inventur muss nicht immer aufwändig und zeitintensiv sein, auch hier ermöglichen digitale Helfer eine erhebliche Entlastung des Personals sowie die Überprüfung der Ziele zur Höhe des Lagerbestands. Ohne die Durchführung einer Inventur können Sie den Warenverbrauch nicht verbindlich berechnen.

Prozesse ständig anpassen

Nicht zuletzt ist es für die nachhaltige Reduzierung Ihrer Kosten unabdingbar, Ihre bestehenden Abläufe kontinuierlich zu überprüfen. Läuft noch alles nach Plan? Wo können wir weiter optimieren? Wo gibt es neue (digitale) Wege, die unsere Prozesse vereinfachen oder automatisieren können? Bleiben Sie am Ball, denn Zeit ist bekanntlich Geld.  

Digitales Verpflegungsmanagement nutzen

Sie sehen: Neben Einzelmaßnahmen, die kurzfristig zu Kostensenkungen führen können, sind einige aufeinander aufbauende Schritte notwendig, um im Verpflegungsmanagement auch nachhaltig Kosten zu senken und für Budgetsicherheit zu sorgen. Das Nachhalten aller relevanten Informationen kann dabei schnell überfordernd wirken. Doch digitale Helfer wie unser JOMOsoft-Verpflegungsmanagementsystem können Sie in allen Schritten umfänglich unterstützen. 

JOMOsoft digitalisiert Ihre Abläufe und automatisiert auf diese Weise viele Ihrer täglichen Abläufe – von der Speisenplanung über die Kommunikation mit Lieferanten, die Bestellung oder die Abrechnung. Wie das zu Kostenersparnissen beiträgt? Durch die sichere und schnelle Erfassung von Essenswünschen ist Ihnen beispielsweise eine bedarfsgerechte Produktion möglich. Darüber hinaus ist eine digitale Rezeptdatenbank aber auch die Basis für eine gleichbleibende Qualität und die lückenlose Ausweisung von Zusatzstoffen und Allergenen. 

Die im Tool hinterlegte einheitliche Datenbasis dient als Grundlage für Transparenz über alle zentralen und dezentralen Verpflegungsbereichen hinweg – von der gesamten Trägerschaft bis hin zu einzelnen Stationen. Alle von Ihnen gewünschten Informationen stehen auf Knopfdruck zur Verfügung, was eine vollständige Dokumentation und absolute Kalkulationssicherheit zu jeder Zeit gewährleistet.