Rückstellungen
Unverhofft kommt oft?
Rückstellungen zu bilden macht Mehrleistungen möglich
Ostern, Pfingsten und in ein paar Monaten schon wieder Weihnachten? Feiertage stehen gefühlt immer schneller vor der Türe. In vielen Einrichtungen ist das zur Verfügung stehende Lebensmittelbudget dann bereits ausgeschöpft. Gerne werden aber auch gerade in der Gemeinschaftsverpflegung den Tischgästen für Feierlichkeiten und besondere Anlässe höherwertige Lebensmittel, Getränke und Präsente angeboten. In der Regel werden diese zusätzlichen Angebote bei der Verplanung des zur Verfügung stehenden Budgets jedoch nicht berücksichtigt. So kommt es oft dazu, dass trotz guter Vorplanung der Regelversorgung am Jahresende die vorgegebenen Wareneinsatzkosten überschritten sind. Wie bekommen Sie diese Herausforderung in den Griff? Hier hilft nur gute Vorplanung und Kalkulation des gesamten Speisen- und Getränkeangebotes inklusive der zusätzlichen Angebote. Was heißt das für den Praktiker?
Bilden Sie Rückstellungen!
Das Bilden von Rückstellungen meint dabei ein "Ansparen" aus dem Tagesbudget für diese Mehrleistungen. Das bedeutet:
Verplanen Sie für die Regelversorgung nicht Ihren vollen Tagessatz!
- Die Höhe der Rückstellungen pro Beköstigungstag ist abhängig von der Anzahl und dem Wert der Mehrleistungen sowie von der Höhe Ihres Tagessatzes, d.h.:
- Wenn Sie z.B. mit 0,15 € pro BKT weniger im Standard planen, ergibt sich eine Summe von 54,75 € im Jahr pro BKT (0,15 € x 365 Tage im Jahr), die Sie für zusätzliche Angebote zur Verfügung haben.
Überlegen Sie nun, zu welchen Anlässen Sie zusätzliche Angebote für Ihre Gäste bereitstellen möchten, zum Beispiel:
- Feiertage: höherwertiges Speisen- und Getränkeangebot oder kleine Lebensmittelpräsente an Feiertagen (Schoko-Hasen zu Ostern, Schoko-Nikoläuse zu Weihnachten etc.)
- interne Feiern: höherwertiges Speisen- und Getränkeangebot für Grillfeste, Martinsessen, Spargelessen, Sommerfeste etc.
- Geburtstagsessen für Bewohner
- Gemeinsames Backen
- Stammtische
- Lunchpakete für Ausflüge
- u. v. m.
Nicht im Tagessatz / Budget zu berücksichtigen sind z. B.:
- Tage der offenen Tür (nur Besucherverpflegung)
- Bewirtung von in- und externen Konferenzen
- Präsente für externe Gäste (z. B. Kindergarten kommt St. Martin zum Singen) etc.
Diese Ausgaben sollte über gesonderte Kostenstellen erfasst und finanziert werden.
Verteilen Sie dann Ihren zurückgestellten Betrag auf die einzelnen Anlässe und überlegen / kalkulieren Sie, was Sie sich dafür „leisten" können, z. B.:
- Zur Verfügung steht ein Gesamtbetrag an Rückstellungen von 54,75 € pro BKT. Davon entfallen auf das höherwertige Mittagessen am Ostersonntag 1,50 €.
- Das bedeutet, dass Sie am Ostersonntag zuzüglich zu Ihrem Standard-Mittagessenwert (z. B. von 1,60 €) insgesamt 3,10 € für das Mittagessen zur Verfügung haben, um davon ein qualitativ höherwertiges Essen kostenneutral anbieten können.
- Für zusätzlich zu den Mahlzeiten angebotene Präsente (z.B. Schoko-Hase) müssen die kompletten Kosten aus den Rückstellungen finanziert werden.
Wichtig: Es darf nicht mehr ausgegeben werden, als geplant! Die Prioritäten bei Aufteilung der Rückstellungen sind dabei immer abhängig von der Wertigkeit und der Philosophie der jeweiligen Einrichtung.
Die Kosten im Blick: Fortwährendes Controlling ist wichtig
Fazit: Durch eine gute Planung in Verbindung mit einem funktionierenden Controlling können Sie die Einhaltung des vorgegebenen Tagessatzes gewährleisten.
Jürgen Grünberg ist unser Spezialist für High-Convenience Verpflegungssysteme. Sein breites Wissen eignete er sich während seiner 17-jährigen Laufbahn in Klinik-, Senioren- und Betriebsgastronomie an, in der er u. a. die Betriebsleitung diverser Küchen mit bis zu 5.000 Essen pro Tag inne hatte. Vor seiner Beratertätigkeit in der Gemeinschaftsverpflegung war er erfolgreicher Gebiets- und Regionalleiter in der Catering-Branche.
Unsere Spezialistin für alles rund um das Thema Qualitätsmanagement und Controlling in der Gemeinschaftsgastronomie. Steuerung der Lebensmittelkosten und Wirtschaftlichkeit sowie Personaleinsatzplanung und -bedarfsberechnung für Großküchen zählen ebenfalls zu ihrem Portfolio. Jutta Herr ist Diplom-Oecotrophologin und Qualitätsmanagerin/-auditorin (DGQ) und berät Sie, wie Sie "Qualität richtig managen". Ihr Fachbuch ist ein Leitfaden für Klinik- und Heimküchen bei der Einführung von QM-Systemen.