Mit JOMOsoft & SBI zu höchsten Qualitätsstandards

Schnelle Rückverfolgung und Vermeidung von Fehlerquellen

Eine wohlbekannte Situation: Die bestellte Marmelade oder die Portion Butter wird von den Patient:innen bzw. Bewohnenden auf dem Frühstückstablett vermisst. Statt der Nudeln liegen zum Mittag Kartoffeln auf dem Teller – und das Essen ist nicht unbedingt appetitlich angerichtet. Mit der Menge an Reklamationen wächst die Unzufriedenheit, insbesondere wenn die Fehlerquelle nicht aufgedeckt und Verbesserungen vorgenommen werden können. „Die neue Schnittstelle von JOMOsoft und SBI geht genau diese Herausforderung an: Sie fotografiert die tablettierten Patienten- und Bewohnendenbestellungen automatisch und speichert die Bilder so ab, dass sie anhand von Daten schnell wiedergefunden werden. 

Die smarte, vollautomatisierte Lösung erleichtert den Prozess und schafft so eine sorgenfreie und effiziente Qualitätssicherung“, so Anna Janßen, Teamlead Marketing & Communication CHEFS VALUE Digital. Das entlastet das Personal, da die Mitarbeitenden Dokumente nicht manuell kontrollieren und verwalten müssen. Yves-Alain Meier, Co-Owner SBI – Innovation Management AG, betont zudem deren soziale Bedeutung: „Letztendlich geht es darum, die Patienten und Bewohnenden, die mitunter eine schwierige Zeit durchleben, mit genau der gewünschten Essensbestellung zu versorgen und sie somit bestmöglich bei ihrer Genesung und ihrem Aufenthalt zu unterstützen“. Sollte es dennoch Anlass zur Beschwerde geben – das Handlungsvermögen ist um einiges schneller als bei manuellen Lösungen: „Es zeigen sich 80% Verbesserung im Reklamationsmanagement, weil den Patienten gegenüber transparent kommuniziert werden kann“, so Meier, „Das schafft Vertrauen und erhöht die Gäste- und Patientenzufriedenheit“. Aber wie unterstützt die Funktion genau?
 

So funktioniert die smarte Schnittstelle

1.    Code-Generierung 
Alles beginnt mit dem Warenmanagementsystem von JOMOsoft: Hier sind die Essensbestellungen bereits zusammen mit den Patienten- bzw. Bewohnendendaten hinterlegt. Eine bei sionum.archive integrierte KI generiert auf Basis der Daten zu Datum, Mahlzeitart, Patientennummer, Station und Zimmer einen Buchstaben- oder Zahlencode, der beim Ausdrucken der Menükarte automatisch mit aufgedruckt wird. Der Code ist nun zusammen mit den Daten (Attributen) verknüpft und dient ab jetzt als Referenz für das Foto, das im nächsten Schritt erstellt wird. „Für den Nutzer von JOMOsoft ändert sich nichts, denn dieser Schritt läuft vollkommen automatisch ab“, so Janßen.

2.    Fotoerstellung
Für das Anfertigen der Bilder zu den tablettierten Patientenbestellungen sind zwei Kameras am Speisenverteilband zuständig. Die erste Kamera fotografiert das noch leere Tablett mit der Menükarte und scannt dabei den Zahlencode ein. Gleichzeitig kommuniziert sie der zweiten Kamera, ein hochauflösendes Bild aufzunehmen und dieses dem eben gescannten Code zuzuordnen. Die zweite Kamera schießt daraufhin vollautomatisch ein Bild vom bestückten Tablett und ordnet dieses Foto dem Zahlencode zu. 
Die Herausforderung am Laufband ist: Es muss schnell gehen. SBI stellt ein leistungsstarkes System, das die benötigte schnelle Reaktionsfähigkeit von weniger als einer Zehntelsekunde und hochauflösende Fotografien gewährleisten kann. „Damit auf den Fotos auch die gewünschten Informationen zu sehen sind, ist die richtige Aufstellung der Kameras entlang des Bestückungsprozesses der Tabletts im Vorhinein genau zu bestimmen. Sind sie zu früh auf dem Speisenverteilband aufgestellt, fehlen eventuell Speisenkomponenten, sind sie zu spät verortet, sind die Speisen mitunter bereits von einer Cloche bedeckt“, erklärt Meier. 

3.    Einsicht der Fotos 
Die Fotos werden dann in einer Cloud von sionum.archive gespeichert und können mithilfe der attribuierten Daten schnell und unkompliziert in JOMOsoft aufgerufen werden. Eine umständliche doppelte Datenpflege wird mittels dieser vollautomatischen Lösung ganz einfach umgangen. Sollte nun eine Beschwerde eintreffen – zum Beispiel, dass eine Scheibe Wurst auf dem Tablett fehlte, kann anhand der Patientennummer, der Mahlzeitart und dem Datum das entsprechende Foto innerhalb kürzester Zeit im System gesucht und der Fehlerkreis minimiert werden. Denn mithilfe der intelligenten Suche im Portal kann sehr gut nachvollzogen werden, ob eventuell bereits bei der Bestellung, bei der Bestückung des Tabletts oder auf dem Weg der Tablettausgabe ein Fehler unterlaufen ist. Mithilfe des Fotos als Nachweis können daraufhin Verbesserungsmaßnahmen getroffen werden.
 

Mehr als effiziente Qualitätssicherung: Standardisierung und Mitarbeitermotivation

Neben der Verbesserung im Qualitätsmanagement optimiert die Schnittstelle von JOMOsoft und sionum.archive auch weitere wichtige Betriebsprozesse. Das Festhalten und Archivieren von tablettierten Patientenbestellungen kann ideal zur Standardisierung von Anrichteweisen auf dem Tablett genutzt werden. „Auch hier gilt wieder, dass Bilder einen großen Vorteil besitzen: Visuelle Vorlagen geben Orientierung, unterstützen personalentlastend bei der Einarbeitung von Arbeitskräften und sind sprachübergreifend verständlich“, so Meier. Ebenso können mithilfe der Bildarchivierung Fotos besonders attraktiv angerichteter Speisen und Tabletts herausgesucht und die Mitarbeitenden gelobt sowie weiter motiviert werden. 

Auf der Messe wurde die gemeinsame Schnittstelle bereits vorgestellt. Yves-Alain Meier beantwortet die wichtigsten Fragen kompakt im Video. Schauen Sie gern rein: 
 

Alle Vorteile auf einen Blick:

• Leichte Rückverfolgung von Fehlerquellen
• Höhere Gäste- und Patientenzufriedenheit
• Standardisierung der Tablettierung (sprachübergreifend wirkende Vorlage)
• Ständige Möglichkeit der Überprüfung und Anpassung von Standards
• Zeit- und ortsungebundene Einsicht des mittleren Managements und der Geschäftsführung in die Operative
• Entlastung von Mitarbeitenden
• Motivierung der Mitarbeitenden
   

Wie kann ich die Lösung in meinem Betrieb einbinden?

Die Integration der Schnittstelle in JOMOsoft ist unkompliziert – sprechen Sie dazu unsere Kundenberater:innen an oder nutzen Sie das Kontaktformular auf www.jomosoft.de. Der Aufbau der Kameras kann innerhalb von zwei bis vier Wochen erfolgen. Hier ist je nach Gegebenheit im Betrieb im Vorfeld zu klären, ob diese auf dem Laufband aufgestellt oder über eine Stange von der Decke herabhängen sollen. Zum Schluss wird das System remote konfiguriert und ist per Nutzername und Login sofort einsatzbereit.

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