EU-Zulassung
Ein Überblick über ein undurchsichtiges Thema
Seit dem 1. Januar 2010 benötigen Küchen, die andere Küchen beliefern, eine EU-Zulassung, wenn das Außer-Haus-Geschäft mehr als ein Drittel beträgt. Eigentlich handelt es sich bei der EU-Zulassung um EU-Recht und nicht um nationales Recht. Doch wer betroffen ist, wird schnell feststellen: Wir Deutschen sind übers Ziel hinausgeschossen.
Die EU-Zulassung besteht in Deutschland aus einem Flickenteppich an Verfahren:
- Das Land Hessen hat ein Merkblatt für eine landesweit einheitliche Vorgehensweise verabschiedet. Dort sind nur Betriebe zulassungspflichtig, die an fremde Betriebe verkaufen. Zuständig ist die jeweilige Bezirksregierung, die sich bei der Zulassung am Merkblatt orientiert.
- In Nordrhein-Westfalen gilt die Filialregelung. Hier ist auch die Belieferung im eigenen Unternehmen zulassungspflichtig. In NRW sind die 54 Kreisbehörden zuständig, die es jeweils wiederum unterschiedlich handhaben.
- In Schleswig-Holstein ist man der Ansicht, dass Catering-Unternehmen grundsätzlich dem Einzelhandel zuzuordnen sind, sodass keine generelle Zulassungspflicht herrscht.
- In Berlin sind Catering-Unternehmen, die beim Kunden mit eigenem Personal arbeiten, nicht zulassungspflichtig. Selbst dann nicht, wenn die Küche 10.000 Essen pro Tag herstellt und der Außer-Haus-Anteil über 90 Prozent beträgt.
Dieser Flickenteppich führt in der Praxis zu höchst unterschiedlichen Vorgehensweisen. Ein fiktiver Betrieb würde in dem einen Bundesland gar keine EU-Zulassung benötigen, in dem anderen wäre die Zulassung nur eine Formsache und im nächsten Bundesland wäre sie nur erreichbar mit hohen Auflagen und Kosten. Das hat nichts mit behördlichen Ermessens-Spielräumen zu tun, sondern verletzt vielmehr die Chancengleichheit der Betriebe.
EU-Zulassungspflicht – ja oder nein?
Zunächst gilt es zu betonen, dass ein Betrieb selbst prüfen muss, ob er in der Zulassungspflicht ist oder nicht. Es ist nicht die Aufgabe der Lebensmittelkontrolle, den Betrieb darüber zu informieren. Ist ein Betrieb zulassungspflichtig und beantragt er keine EU-Zulassung, dann handelt er ordnungswidrig – das Amt kann ein Bußgeld verhängen. Es empfiehlt sich daher dringend, aktiv zu werden und bei der Lebensmittelüberwachung Rat einzuholen.
Wie sollte ein Betrieb also vorgehen?
Schritt 1: Zulassung erforderlich?
Zuerst sollte überprüft werden, ob die Zulassung erforderlich ist. Die Zulassungspflicht gilt
- nur bei Verarbeitung von rohen tierischen Produkten und
- nur, wenn die Großhandelstätigkeit bei mehr als einem Drittel liegt.
Die Drittelgrenze orientiert sich nicht am Umsatz, sondern an den produzierten Portionen. Insofern benötigt der Betrieb entsprechend aufbereitete Zahlen – und zwar Mahlzeiten je Kundengruppe. Jede Kundengruppe zählt entweder zur Einzelhandelstätigkeit (z. B. Kerngeschäft, selbst ausgeliefertes Essen auf Rädern, Partyservice für Privatpersonen) oder zur Großhandelstätigkeit (z. B. Kita- und Schulverpflegung, Partyservice für Firmen).
Die Anzahl Mahlzeiten aus der Großhandelstätigkeit dividiert durch die Gesamtzahl aller Mahlzeiten ergibt den Großhandelsanteil. Ist dieser größer als 33,3%, liegt der Betrieb in der Zulassungspflicht.
Schritt 2: Vorab-Termin vereinbaren
Bei festgestellter Zulassungspflicht sollte nicht nur der Antrag alleine gestellt werden. Vielmehr ist das Timing für das Zulassungsverfahren wichtig. Hilfreich ist es, die Lebensmittelkontrolle zu einem Vorab-Termin einzuladen, um zu prüfen, ob mit baulichen Auflagen zu rechnen ist. Denn das Zulassungsverfahren dauert maximal 6 Monate – da kann es schwierig werden, die baulichen Auflagen in dieser Zeit umzusetzen. Sind Auflagen nach Ablauf der 6 Monate nicht umgesetzt, dann vergibt die Behörde keine EU-Zulassung mit der Folge, dass ein Großteil des Außer-Haus-Geschäfts untersagt werden kann.
Schritt 3: Gut vorbereiten
Auch sollte sich der Betrieb schon vor dem Antrag auf die Zulassung vorbereiten:
- Fertigstellung der nötigen Antragsunterlagen
- Umsetzen der baulichen und technischen Anforderungen (z. B. Hygieneschleuse)
- Beseitigung von Mängeln in der Betriebshygiene
- Schließen von Lücken in der Dokumentation (HACCP-Konzept, Schulungs- und Belehrungsnachweise, Temperaturnachweise, Schädlingsbekämpfungsnachweise etc.)
- Konzept für mikrobiologische Untersuchungen (Oberflächen, Trinkwasser und Lebensmittel)
Schritt 4: Zulassung beantragen
Erst danach sollte der Betrieb die Zulassung beantragen. Dies geschieht formlos per Brief des Lebensmittelunternehmers, i. d. R. von der Geschäftsführung. Zusätzlich sind folgende Unterlagen obligatorisch:
- Betriebsspiegel – dieses Formblatt gibt es häufig bei der Zulassungsbehörde
- Grundrissplan mit Personalwegen
- Grundrissplan mit Warenfluss
- Grundrissplan mit Maschinenaufstellung
- Nachweis über die Zuverlässigkeit des Lebensmittelunternehmers – z. B. Führungszeugnis, Auszug aus dem Gewerbezentralregister, Selbstauskunft
Schritt 5: Zulassungsbegehung absprechen
Nach Prüfung der Unterlagen wird das Zulassungsverfahren durch einen Vor-Ort-Termin gestartet. Diese Zulassungsbegehung kann zur direkten Zulassung oder zu einer vorläufigen Zulassung und der Auflistung von Auflagen führen. Zur Umsetzung der Auflagen hat der Betrieb 3 Monate Zeit. Danach kommt es zu einer zweiten Zulassungsbegehung. Sind dann die Auflagen erfüllt, erhält der Betrieb die Zulassung; sind sie es nicht, dann greift eine zweite 3-Monatsfrist. Nach insgesamt 6 Monaten kommt es zur dritten Zulassungsbegehung. Sind dann die Auflagen noch immer nicht erfüllt, wird die Zulassung abgelehnt und der Betrieb muss auf das zulassungspflichte Außer-Haus-Geschäft verzichten – oder die Zulassung erneut beantragen.
Kosten der Zulassung
Die Kosten schwanken zwischen wenigen 100 € bis hin zu mehreren 1.000 € – je nach Betriebsgröße und Aufwand der Behörde. Hinzu kommen die Kosten für die Auflagen, die z. B. bei baulichen Auflagen durchaus auch mehrere 10.000 € betragen können. Es ist daher unbedingt notwendig, vorab genau zu kalkulieren, ob diese Kosten durch das Außer-Haus-Geschäft getragen werden können.