Mit digitalen Helfern zu mehr Übersicht
So versorgt unser Kunde 3 Kliniken, 35 Schulen und Co.
Mehr Mahlzeiten ohne höhere Overhead-Kosten bei gleicher Qualität – kann das klappen? Ja! Wenn man wie die Varisano Kliniken Frankfurt-Main-Taunus auf eine Software setzt, die einem die Arbeit in vielen Bereichen erleichtern kann...
Auf einen Schlag 700 Patienten mehr, die vollverpflegt werden müssen: Für eine Küche, die bisher täglich knapp 5000 Gerichte auf die Teller zauberte, ist das ein Wort. „Als sicher war, dass das Klinikum Frankfurt Höchst zu uns in den Verbund kommt und die Küche vor Ort wegen des Klinikneubaus geschlossen wird, war auch schnell klar, dass wir etwas verändern müssen“, berichtet Rudolf Zeitz, Bereichsleiter bei Varisano Catering & Service. Zumal durch die Klinik-Integration fortan auch noch zwei verschiedene Menüerfassungssysteme vorhanden waren. Die erste Maßnahme: die Modernisierung der Küche in Kelkheim. Die zweite: die Einführung eines Verpflegungsmanagementsystems, das alle küchenrelevanten Prozesse abdeckt. „Wir beliefern neben unseren drei Kliniken täglich auch 35 Schulen, eine Seniorenresidenz, eine Tagesklinik, diverse Kioske und Cafeterien. Da den Überblick zu bewahren, gerade auch bei den unterschiedlichsten Kostformen, ist unsere große Herausforderung“, erklärt Rudolf Zeitz.
Auf Lösungssuche
Für das Team um den Catering-Leiter, den Küchendirektor Martin Casey und Diätassistentin Sandra Siskos waren bei der Suche nach der passenden Software zwei Dinge von zentraler Bedeutung: Das System sollte die Menüabfrage und damit die Speisenerfassung an den Standorten vereinfachen und dann auch noch direkt mit der Produktionssteuerung in der Küche verbinden – Kommissionierung und Bestellwesen miteinbezogen. „Es hat sich schnell gezeigt, dass JOMOsoft im direkten Vergleich mit anderen Anbietern am besten passte“, erinnert sich Sandra Siskos. Für das Anlegen der Stammdaten wie Rezepte, Kostformen und Speisepläne nahm sich das Team ein halbes Jahr Zeit. „Das waren natürlich eine Menge Daten, die in Rekordzeit eingepflegt wurden – wir wollten keine Zeit verlieren und schnellstmöglich mit JOMOsoft starten“, berichtet Rudolf Zeitz. 2019 wurde die Software bei Varisano schließlich schrittweise implementiert. Erst in Höchst, danach an allen weiteren Standorten. Ein knappes Jahr später war die Software bereits in allen Häusern eingeführt.
Bestellt wird direkt
Die Verbindung zwischen Speisenerfassung und Küche funktioniert bestens strukturiert und hocheffizient. Mehr noch: Durch die integrierten direkten Bestellmöglichkeiten bei unterschiedlichen Lieferanten (per Schnittstellen ist das in JOMOsoft möglich) hat sich das Warenbeschaffungsmanagement enorm vereinfacht, vieles an Bürokratie ist weggefallen. „Selbst die Finanzbuchhaltung profitiert, weil die freigegebenen Lieferscheine automatisch als Rechnungen übermittelt werden“, erzählt Rudolf Zeitz. Zudem bestellen die Kioske und Schulen – inzwischen alle mit Tablets ausgestattet – ihren Bedarf direkt bei den Lieferanten über joOrder. Das Team von Zeitz in Kelkheim behält lediglich die Übersicht – und die Kostenkontrolle.
Endlich keine E-Mails mehr
Auf den Stationen in den Krankenhäusern ist hingegen die Web-App joNeed im Einsatz. Über vorgegebene Bestellvorlagen kann das Personal vor Ort direkt ihre Bestellungen nach Kelkheim übermitteln. Und nicht nur das: Auch Kostformen lassen sich über joCockpit und jo- Menue leicht anpassen – der Weg in die Küche ist so nicht nur kurz, sondern auch besonders sicher. „Früher kamen die Stationsanforderungen per Mail: ‚Wir bräuchten noch‘, ‚könnten wir noch?‘, ‚klappt das noch bis morgen?‘ – diese Kommunikation hat uns nicht nur viel Zeit gekostet, sie war auch fehleranfällig“, erinnert sich Sandra Siskos. Mittlerweile wird der Stationsbedarf direkt in JOMOsoft erfasst. Zu einer festgelegten Schlusszeit geht keine Bestellung mehr für den Folgetag. Gleichzeitig werden die Listen für den Lagerleiter dann in dreifacher Ausfertigung automatisch ausgedruckt – eine wird zum Lieferschein, eine bleibt bei der Lagerleitung und eine weitere geht direkt in die Wirtschaftsabteilung. Die Budgetkontrolle – in Krankenhäusern kein unwichtiger Faktor – kann so in Echtzeit erfolgen.
Alles schon da
Die Zeitersparnis durch JOMOsoft sei groß, bestätigt Diätassistentin Siskos. Und das auch wegen weiterer Annehmlichkeiten wie dem JOMOsoft Druckzentrum. „Früher mussten wir etwa morgens die Tablettkarten manuell ausdrucken, heute kommen wir um 4.20 Uhr zum Dienst und die Tablettkarten und Gebindelisten liegen bereits im Drucker. Trotz aller Herausforderungen im eigenen Aufgabenbereich fühlt man sich bei Varisano daher für die Zukunft gut aufgestellt. „Ehrlich gesagt: Die ganzen Excel- Tabellen von früher vermisse ich kein Stück“, sagt Rudolf Zeitz und grinst.
